El propósito del presente artículo es establecer la metodología para el desarrollo de un modelo conceptual visual que represente, de manera esquemática, los roles clave asignados a la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), así como su interacción e integración, asegurando que sea fácilmente comprensible para los miembros interesados
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Integrar en un esquema el resultado final del diseño de la PMO
2. Facilitar la comprensión de las interacciones entre los diferentes roles y funciones de la PMO, así como su integración con otros departamentos o áreas de la organización.
3. Facilitar una comunicación clara y permitir la identificación de posibles mejoras o actualizaciones futuras de la PMO.
MODELADO PMO
En términos generales, un modelo es un esquema teórico que representa un sistema o una realidad compleja con el propósito de ayudar a las personas a comprender, conocer o simular el tema que dicho modelo representa. Aunque sus elementos se definen de manera análoga a la construcción de un mapa conceptual, un modelo va más allá al incorporar relaciones gráficas que trascienden lo meramente textual. Este proceso crea una representación esquemática, alegórica o simbólica del fenómeno que el modelo busca representar.
En el contexto de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), un modelo conceptual posibilita a la organización visualizar las funciones, roles y las interacciones entre diferentes componentes de la PMO en un contexto específico. Estos modelos conceptuales son presentaciones visuales que cuentan cómo opera una PMO en circunstancias particulares, lo que simplifica la gestión del cambio al facilitar una comunicación clara y efectiva.
La figura que se presenta a continuación sirve como un ejemplo de un modelo de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). En este modelo se resaltan sus roles fundamentales y sus funciones a nivel macro, desempeñando un papel crucial como un punto de coordinación y control que asegura la ejecución efectiva de proyectos y la consecución de los resultados deseados. El modelo también destaca que la transformación digital puede potenciar aún más la eficacia de la PMO al permitir una mejora significativa en la recopilación, análisis y aprovechamiento de datos.
Los modelos conceptuales ofrecen a las organizaciones un punto de partida que, a medida que avanzan en las etapas del diseño de la PMO, evoluciona hacia diagramas más detallados y contextualizados. Esto proporciona una comprensión más completa y precisa de cómo opera la PMO en su entorno específico.
Riesgos de omitir la etapa de modelado
La omisión de la etapa de modelado conceptual en una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) aumenta la probabilidad de pasar por alto relaciones clave entre entidades de gran relevancia, como, por ejemplo, la distinción entre distintos tipos de proyectos.
Cuando una PMO avanza en el ciclo de desarrollo de proyectos sin contar con un modelo conceptual, es más probable que se cometan descuidos, especialmente cuando los equipos se centran en los detalles de la planificación y ejecución de proyectos, y se enfrentan a la presión de cumplir con plazos ajustados.
PASOS PARA EL DESARROLLO DEL MODELO DE PMO
A continuación, se detalla la metodología para el desarrollo del modelo conceptual:
1. Análisis de la información
• Revisión de la información generada a partir del diseño de la PMO
• Comprensión de las funciones, roles y responsabilidades en la PMO
• Identificación de las interacciones de la PMO
• Identificación de las expectativas y necesidades de los usuarios del modelo.
2. Diseño del Modelo
• Creación de un bosquejo inicial del modelo que represente de manera visual los roles clave y sus interacciones.
• Validación del esquema con el equipo de la PMO para asegurar de que refleje con precisión la estructura y las dinámicas de la PMO.
• Ajustes y refinamientos en el diseño según la retroalimentación recibida.
3. Desarrollo del Modelo
• Creación del modelo conceptual visual utilizando herramientas de diagramación.
• Inclusión de elementos visuales que representen los roles y funciones de la PMO y sus interacciones.
• Garantizar que el modelo sea claro y fácil de entender.
4. Evaluación y presentación
• Presentación del modelo conceptual a los miembros de la organización y partes interesadas para obtener retroalimentación.
• Recopilación de comentarios y sugerencias para posibles mejoras.
• Realización de ajustes en el modelo según la retroalimentación recibida.
5. Entrega y uso continuo
• Entrega del modelo conceptual a la organización y su puesta a disposición para su uso continuo.
El modelo será sometido a revisiones periódicas por parte de los miembros de la PMO con el fin de asegurar su continua relevancia y la incorporación de cualquier actualización que pueda derivar de futuros ajustes o rediseños de la PMO.
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