Modelando una PMO

Cuando en el año 2017, en este blog, generamos la primer propuesta de implementar "Una PMO para la Reconstrucción con Cambios en Perú", creamos un modelo inicial que, con las experiencias actuales, es posible mejorar y adaptar. 

Recordemos que una PMO o Oficina de Gestión de Proyectos representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas. Reconociendo que el carácter y la función de una PMO pueden variar ampliamente entre las organizaciones, e incluso dentro de una misma organización, la Guía del PMBOK® en su Séptima Edición proporciona una perspectiva amplia y adaptable de una PMO en el contexto de la gestión de proyectos.

Un modelo de PMO puede representarse en un esquema que incluye varios roles clave:

1. Rol Articulador: Este rol se ubica en la parte superior del modelo y actúa como el "eje central en las comunicaciones y la gestión de interesados". Su función principal es "facilitar la toma de decisiones" y "eliminar restricciones" que puedan obstaculizar el progreso de los proyectos. Esto, a su vez, contribuye a una "gestión de riesgos efectiva". En resumen, el rol articulador garantiza que las actividades de gestión de proyectos fluyan sin problemas y conduzcan al logro de los resultados deseados.

2. Rol Estratégico: En la base del modelo se encuentra el "rol estratégico de la PMO". Este rol abarca la "integración y planificación estratégica" de los proyectos. Además, desempeña un papel crucial en "apoyar el cambio organizacional" necesario para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

3. Rol de Gobernanza: Continuando en la misma línea, la PMO también tiene un "rol de gobernanza". Esto implica el "desarrollo de políticas y estándares" para la gestión de proyectos y procesos. Además, se enfoca en el "fortalecimiento de capacidades" dentro de la organización para mejorar la ejecución de proyectos y procesos.

4. Rol de Control: En un lateral del modelo se encuentra el "rol de control". Este rol se encarga de "establecer indicadores de control" que proporcionan datos esenciales. Estos datos se utilizan para "generar información consolidada", que es crucial para tomar decisiones informadas y supervisar eficazmente los proyectos y procesos en curso.

Finalmente, todos estos aspectos del modelo PMO pueden ser fortalecidos y potenciados mediante la transformación digital. La aplicación de herramientas como la analítica de datos, el análisis de negocios e incluso la inteligencia artificial pueden impulsar aún más la efectividad. Estas tecnologías permiten una mejor recopilación, análisis y uso de datos, lo que a su vez mejora la toma de decisiones y la supervisión de proyectos y procesos.

En conjunto, estos roles y funciones de la PMO contribuyen a una gestión de proyectos y procesos más eficiente y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. La PMO actúa como un centro de coordinación y control que garantiza que los proyectos se ejecuten de manera efectiva y que se alcancen los resultados deseados, pero siempre recordando que deberán ir adaptándose a las necesidades cambiantes de la organización y del entorno.