Curso-Taller: "Stakeholders. Estrategias de Gestión"

El presente artículo es un resumen del curso taller "Stakeholders. Estrategias de Gestión" especialmente preparado para el "Ciclo de Conferencias 2018" organizado por Sedipro UDEP (Universidad de Piura, Perú).

Iniciamos la sesión comentando las causas del fracaso en los proyectos. La mayoría de estas causas tienen en común la inadecuada gestión de expectativas y falta de acercamiento proactivo a los actores que pueden tener algún tipo de interés o influencia en nuestro proyecto. 

En general, aunque lo hagamos de manera automática, a lo largo del ciclo de vida de los proyectos estamos interactuando permanentemente con personas o grupos de interés. Por ejemplo, al elaborar el presupuesto, cotizamos con proveedores que pueden estar generando presión por ser contratados; durante la gestión del cronograma, puede ser que un área funcional no le convenga asignar sus recursos y pugne por postergar alguna actividad. 

En ese sentido, nos preguntamos si durante nuestra dirección ¿estamos considerando adecuadamente a los “stakehoders" o "interesados”?. Evidentemente, existe una gran brecha que incluso pone en riesgo los objetivos del proyecto. 

Resulta interesante recordar que el término “stakeholder”, fue acuñado por el Stanford Research Institute en 1963, con el fin de identificar a aquellos grupos o personas que son de importancia vital para una organización. Desde entonces se concluía que los accionistas no eran los únicos con el poder para influenciar, sino que existían otros actores con una percepción distinta de "valor” sobre el proyecto.

Conscientes de la importancia de éste tema pudimos profundizar sobre técnicas y herramientas destinadas a identificar y planificar adecuadamente la gestión de los interesados. Una de estas técnicas fue utilizando el Mapa de Actores Clave (MAC) sobre el cual iniciamos de inmediato un aprendizaje grupal.

Entusiastas equipos de trabajo se reunieron en torno a diversos casos de estudio como:

1. Proyecto de negocio de transporte para discapacitados
2. Construcción de carretera en la selva
3. Construcción de centro comercial 
4. Proyecto de Medio Ambiente

El MAC nos permite identificar rápidamente las expectativas, poder e influencia en el proyecto. Para ello debemos preguntarnos: ¿Quién presiona y por qué? ¿Quién no es escuchado? ¿Quiénes son los afines y quiénes los opuestos? ¿Qué capacidad de influenciar las acciones de otros tienen determinados actores? ¿Cuáles son más vulnerables?.

Aprendimos que existen situaciones en que la participación de los actores cobra tal relevancia que la “Gestión de Interesados” pasa a convertirse en el área de conocimiento más importante del proyecto (en términos del PMBOK). Por ejemplo, el componente social, principal fuente de riesgo en proyectos de corte público – privado y donde los enfoques de responsabilidad social (RSE) se vuelven cada vez más necesarios. En éste caso la gestión de interesados se extiende a la gestión social, política, incluso de medios de comunicación.

Otro de los aspectos más interesantes y poco utilizados es realizar un apropiado análisis para identificar “áreas de interés común” entre diferentes actores y que a su vez puedan facilitar el surgimiento de alianzas que afecten positiva o negativamente.

Dominar técnicas de comunicación asertiva y manejo de conflictos permitirá la planificación de estrategias y siempre será importante la experiencia y el juicio de expertos, junto al entrenamiento permanente en el estudio de casos.

Así mismo, del intercambio de opiniones, aprendimos que los stakeholders identificados modifican su posición con el tiempo, lo cual hace necesario su monitoreo y control durante la ejecución. Inicialmente pueden ser neutrales o estar del lado del proyecto y más tarde ya no, sea por cambios inherentes o por presiones externas.

Finalmente, nos quedamos con 4 claves básicas:

1. Los stakeholders están presentes donde menos lo imaginas.
2. Encuentra un balance entre sus expectativas y los objetivos del proyecto.
3. Diseña estrategias para movilizar la participación de los actores y sostenla a lo largo del proceso. 
4. Nunca olvidar que: Iniciar un proyecto sin gestión de interesados es como navegar en altamar sin un radar!

Gracias a la Universidad de Piura y el talentoso equipo humano de Sedipro Udep. Hasta una nueva oportunidad!.

(*) Informes para capacitación sobre éste y otros temas de Gestión de Proyectos en eventos@pmoperu.com.pe