Las tendencias actuales de gestión hacen énfasis en el trabajo colaborativo de equipos multidisciplinarios que son convocados muchas veces sin un conocimiento previo. En proyectos de construcción se suma la interacción con obreros, empresas subcontratistas, proveedores, etc., todos ellos enfrentando desafíos cada vez más complejos para concretar las obras.
Por otro lado, generalmente desde el inicio se cuenta con una gran cantidad de datos del producto a construir, los cuales se incrementan con la información que se genera durante la planificación, ejecución, control y cierre.
Ésta situación ha generado la necesidad de contar con radiadores de información disponible a todos los miembros, que aseguren la efectividad de las coordinaciones (incluidos los cambios) y que, de una manera ágil, puedan aplicar los valores de transparencia e inspección para alcanzar con éxito el objetivo del proyecto.
Definiendo la Gestión Visual
Podemos definir la Gestión Visual como el conjunto de técnicas orientadas a transmitir información del trabajo de manera dinámica y para un entendimiento general con las siguientes características:
- De manera ordenada y actualizada (mostrando el qué, quién y el orden de lo que se va a hacer).
- A través del despliegue de elementos visuales como iconos, símbolos o gráficos.
- De forma auto-explicativa.
- Que muestre indicadores clave del proceso.
- Que promueva la toma de decisiones y mejora continua.
El siguiente cuadro resume los requisitos previos para implementar la gestión visual de proyectos.
Tal vez la más sencilla y popular de éstas herramientas visuales sea el tablero Kanban (del japonés: Kan que puede traducirse como "visual" y ban, como "insignia", siendo una traducción aproximada: "insignia visual"), el cual permite controlar los procesos o actividades, balancear la carga de trabajo asignada y conocer el estado de avance. Las tarjetas que representan cada actividad permiten identificar en qué etapa se encuentra cada una (estatus del proyecto) y de esa forma dar seguimiento al programa de obra, colaborando en tiempo real con el equipo.
- De manera ordenada y actualizada (mostrando el qué, quién y el orden de lo que se va a hacer).
- A través del despliegue de elementos visuales como iconos, símbolos o gráficos.
- De forma auto-explicativa.
- Que muestre indicadores clave del proceso.
- Que promueva la toma de decisiones y mejora continua.
El siguiente cuadro resume los requisitos previos para implementar la gestión visual de proyectos.
Tal vez la más sencilla y popular de éstas herramientas visuales sea el tablero Kanban (del japonés: Kan que puede traducirse como "visual" y ban, como "insignia", siendo una traducción aproximada: "insignia visual"), el cual permite controlar los procesos o actividades, balancear la carga de trabajo asignada y conocer el estado de avance. Las tarjetas que representan cada actividad permiten identificar en qué etapa se encuentra cada una (estatus del proyecto) y de esa forma dar seguimiento al programa de obra, colaborando en tiempo real con el equipo.
A través de ésta herramienta se pueden ver reflejadas las comunicaciones, evaluar alternativas, identificar riesgos, restricciones, detectar cuellos de botella y mejorar la toma de decisiones lo cual conlleva cumplir con el objetivo de facilitar la integración, el compromiso del equipo y el seguimiento y control del proyecto. Respetando el método, se puede cambiar lo que necesitemos: añadir nuevos estados, colores para subtareas, etc.
Los tableros pueden ser físicos (murales, pizarras, paredes, ventanales) o virtuales. Sin embargo, muchas veces los equipos informáticos mantienen la información digital en islas que pueden permanecer ocultas al desconectarse. La recomendación es que los paneles sean de acceso directo y siempre visibles, en lugares donde se celebran las reuniones y cerca a la obra.
Los tableros pueden ser físicos (murales, pizarras, paredes, ventanales) o virtuales. Sin embargo, muchas veces los equipos informáticos mantienen la información digital en islas que pueden permanecer ocultas al desconectarse. La recomendación es que los paneles sean de acceso directo y siempre visibles, en lugares donde se celebran las reuniones y cerca a la obra.
La gestión visual del proyecto es un enfoque que puede y debe aplicarse a las diferentes áreas o ejes de la construcción para aumentar la integración y la planificación colaborativa.
Si bien es cierto la filosofía BIM (Building Information Modeling) está transformando la forma de construir a través del uso de nuevas tecnologías (ver Gerencia de Proyectos de Construcción en el entorno BIM), aún hace falta acortar la brecha que significa lograr que los stakeholders del proyecto se involucren en los procesos en los que participan, mantenerlos informados y cumplir con sus expectativas.
BIM apoya tecnológicamente la aplicación de Lean o específicamente de Last Planner System (LPS). Sin embargo, la tecnología no siempre está disponible en todos los tipos de obra y organizaciones por lo que es necesario respaldarla con herramientas físicas simples.
De ésta manera dejamos de gestionar actividades y nos centramos en la gestión de personas, en el equipo que va a realizar las actividades, es decir al Último Planificador para mejorar los compromisos.
De la espina dorsal de la construcción se desprende su potencial uso en:
GESTIÓN VISUAL DE LA PRODUCCIÓN
Objetivo:
- Lograr la producción de las unidades requeridas en el tiempo solicitado
- Monitorear diariamente el avance según los tres niveles programados: pull planning, plan intermedio y/o el plan de trabajo semanal.
- Identificar problemas.
- Tomar acciones correctivas cuando se requieran.
- Aumentar las posibilidades de cumplimiento del PPC (Porcentaje del Plan Completado).
- Formar parte de las estrategias de toma de decisiones de manera colaborativa, fundamentales para el proceso IPD (Integrated Project Delivery) (1)
GESTIÓN VISUAL DEL ABASTECIMIENTO DE RECURSOS y ALMACENES
Objetivo:
- Asegurar el abastecimiento de materiales, mano de obra, equipos y subcontratos.
- Seguimiento a proveedores y subcontratistas comprometidos.
- Evaluar y difundir el desempeño de subcontratistas.
- Identificar riesgos, restricciones y priorizar entregas.
- Mostrar estatus de recursos críticos.
GESTIÓN VISUAL DE LA CALIDAD
Objetivo:
- Conocer los defectos, su número y la razón de la generación de los mismos en cada proceso.
- Detectar inmediatamente cuando ocurren.
- Tener los procedimientos para actuar y corregirlos.
- Asegurar que la inspección de calidad se lleve a cabo.
GESTIÓN VISUAL DE LOS RIESGOS Y RESTRICCIONES
Objetivo:
- Identificar riesgos y priorizarlos desarrollando estrategias de acción.
- Asignar responsables y distribuir los riesgos de manera más equitativa.
- Dar seguimiento al levantamiento de restricciones.
GESTIÓN VISUAL DE LA SEGURIDAD
Objetivo:
- Conocimiento pleno de las actividades que componen la obra así como sus peligros asociados.
- Mejorar el desarrollo y gestión del IPERC.
- Mostrar los principales indicadores.
Si bien es cierto la filosofía BIM (Building Information Modeling) está transformando la forma de construir a través del uso de nuevas tecnologías (ver Gerencia de Proyectos de Construcción en el entorno BIM), aún hace falta acortar la brecha que significa lograr que los stakeholders del proyecto se involucren en los procesos en los que participan, mantenerlos informados y cumplir con sus expectativas.
BIM apoya tecnológicamente la aplicación de Lean o específicamente de Last Planner System (LPS). Sin embargo, la tecnología no siempre está disponible en todos los tipos de obra y organizaciones por lo que es necesario respaldarla con herramientas físicas simples.
De ésta manera dejamos de gestionar actividades y nos centramos en la gestión de personas, en el equipo que va a realizar las actividades, es decir al Último Planificador para mejorar los compromisos.
De la espina dorsal de la construcción se desprende su potencial uso en:
GESTIÓN VISUAL DE LA PRODUCCIÓN
Objetivo:
- Lograr la producción de las unidades requeridas en el tiempo solicitado
- Monitorear diariamente el avance según los tres niveles programados: pull planning, plan intermedio y/o el plan de trabajo semanal.
- Identificar problemas.
- Tomar acciones correctivas cuando se requieran.
- Aumentar las posibilidades de cumplimiento del PPC (Porcentaje del Plan Completado).
- Formar parte de las estrategias de toma de decisiones de manera colaborativa, fundamentales para el proceso IPD (Integrated Project Delivery) (1)
GESTIÓN VISUAL DEL ABASTECIMIENTO DE RECURSOS y ALMACENES
Objetivo:
- Asegurar el abastecimiento de materiales, mano de obra, equipos y subcontratos.
- Seguimiento a proveedores y subcontratistas comprometidos.
- Evaluar y difundir el desempeño de subcontratistas.
- Identificar riesgos, restricciones y priorizar entregas.
- Mostrar estatus de recursos críticos.
GESTIÓN VISUAL DE LA CALIDAD
Objetivo:
- Conocer los defectos, su número y la razón de la generación de los mismos en cada proceso.
- Detectar inmediatamente cuando ocurren.
- Tener los procedimientos para actuar y corregirlos.
- Asegurar que la inspección de calidad se lleve a cabo.
GESTIÓN VISUAL DE LOS RIESGOS Y RESTRICCIONES
Objetivo:
- Identificar riesgos y priorizarlos desarrollando estrategias de acción.
- Asignar responsables y distribuir los riesgos de manera más equitativa.
- Dar seguimiento al levantamiento de restricciones.
GESTIÓN VISUAL DE LA SEGURIDAD
Objetivo:
- Conocimiento pleno de las actividades que componen la obra así como sus peligros asociados.
- Mejorar el desarrollo y gestión del IPERC.
- Mostrar los principales indicadores.
Transformar la información de cada área en objetos visuales simples es una habilidad que se puede obtener con entrenamiento, dando como resultado potentes equipos de trabajo. El uso de las herramientas de visualización más adecuadas dependerán del nivel de liderazgo para vencer la resistencia al cambio y lograr la apertura para que, con innovación y creatividad, se puedan enfrentar los diferentes entornos que presenta la construcción hoy en día.
Cabe señalar que aún existen ciertos desafíos que deben superarse:
- La gente tiende a ocultar los hechos si algo va mal.
- La gente tiende a ocultar los hechos si algo va mal.
- Altos niveles de detalle son difíciles de mostrar.
- Se requieren tableros visuales con diseños adecuados, lo cual se logra con la experiencia y la adaptación a la forma de trabajo del equipo y la organización. En caso contrario se puede provocar un colapso en la comunicación y sólo pueden conseguir ser una distracción.
- Puede ser difícil conseguir la voluntad de la administración de mostrar abiertamente información.
- Se requieren tableros visuales con diseños adecuados, lo cual se logra con la experiencia y la adaptación a la forma de trabajo del equipo y la organización. En caso contrario se puede provocar un colapso en la comunicación y sólo pueden conseguir ser una distracción.
- Puede ser difícil conseguir la voluntad de la administración de mostrar abiertamente información.
Resumiendo beneficios clave
La importancia de realizar la gestión visual del proyecto radica en que:
- Aumentamos las posibilidades de éxito, ya que estaremos evitando una de las causas más frecuentes de fracaso en los proyectos: la falta de información y comunicación entre los diferentes interesados.
- Se establecen entornos de trabajo más productivos. Las reuniones son más cortas. Se potencia en los miembros la motivación y el sentimiento de pertenencia al proyecto.
- Permite obtener retroalimentación y fomenta la conversación espontánea entre los miembros del equipo.
- Mantenemos la visión integral del proyecto y por ello se facilita el control. Es difícil controlar aquello que no vemos.
- El material empleado facilita la coordinación, creatividad y el agilismo, alineando a todos los interesados con herramientas disponibles en todo momento.
- Finalmente, hacemos visibles los resultados del proyecto para satisfacción de los interesados y la propia organización.
Notas:
(1) En 2006, The AIA California Council definió Integrated Project Delivery (IPD), como: “IPD es un enfoque de gestión de proyectos que integra personas, sistemas, empresas y prácticas en un proceso que colaborativamente aprovecha los talentos y los puntos de vista de todos los participantes para optimizar los resultados del proyecto, aumentando el valor para el propietario, reduciendo el despilfarro y maximizando la eficiencia a través de todas las fases del diseño, fabricación y construcción”
