Ya sabemos que los cambios son inevitables en todo proyecto y quizá por ello una de las plantillas más usadas y mencionadas entre los procesos de la guía del PMBOK sea la "Solicitud de Cambio". Tenga el formato a mano y aplíquelo, será el sustento formal frente a cualquier cuestionamiento al finalizar el proyecto y mantendrá la trazabilidad de los hechos.
En una Solicitud de Cambio se registran las propuestas para modificar cualquier documento, entregable o línea base. Una vez aprobadas por el Comité de Control de Cambios (CCB), patrocinador y/o director, son planificadas e implementadas por el equipo del proyecto.
En una Solicitud de Cambio se registran las propuestas para modificar cualquier documento, entregable o línea base. Una vez aprobadas por el Comité de Control de Cambios (CCB), patrocinador y/o director, son planificadas e implementadas por el equipo del proyecto.
Descarga el formato
En el siguiente link encontrarás una propuesta de formato que aprenderemos a usar:
Descarga: Solicitud de Cambio
En el siguiente link encontrarás una propuesta de formato que aprenderemos a usar:
Descarga: Solicitud de Cambio
¿Cómo utilizar la Solicitud de Cambio?
La forma de redactar la información en cada campo es la siguiente:
1. Tipo de Cambio requerido. Esta clasificación busca dar un orden al registro de cambios para facilitar su búsqueda en futuras auditorias. Se presentan tres alternativas:
3. Razón por la que se solicita el cambio. Incluir las justificaciones que dan lugar al cambio.
4. ¿Qué sucedería si el cambio no se realiza?. Detallar las consecuencias de no realizarse el cambio
5. Efectos del cambio en el proyecto. Las modificaciones pueden afectar las estimaciones de costo. También pueden tener impacto en las secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y el alcance que debe ser evaluado. De ser necesario detallar su efecto en los interesados y demás documentos como el plan para la dirección del proyecto.
6. Modificaciones o nuevos riesgos. Evaluar los nuevos riesgos que pueden derivar de la implementación del cambio y analizar las alternativas de respuesta a los mismos.
7. Fotos o esquemas. Una imagen ayuda a mejorar la comprensión del cambio requerido.
8. Proponentes o solicitantes del cambio. Son las personas o stakeholders con la suficiente autoridad para proponer cambios.
9. Revisión del Comité de Control de Cambios. Contiene los resultados de la revisión del cambio. Cabe señalar que debe establecerse un plazo realista para el proceso de revisión a fin de que la respuesta a los cambio necesarios sea diligente y temprana.
Es necesario recalcar que las plantillas o templates deben ser personalizadas de acuerdo a la necesidad, tipo de proyecto y organización. Cuando forman parte de una plataforma digital de gestión son mucho más eficientes ya que su adecuada difusión y archivamiento es en tiempo real.
La forma de redactar la información en cada campo es la siguiente:
1. Tipo de Cambio requerido. Esta clasificación busca dar un orden al registro de cambios para facilitar su búsqueda en futuras auditorias. Se presentan tres alternativas:
- Acción preventiva: cuando la actividad es necesaria para asegurar que el trabajo siga los lineamientos establecidos en el plan para la dirección del proyecto.
- Acción correctiva: cuando la actividad es necesaria para encauzar el trabajo hacia los objetivos establecidos en el plan para la dirección del proyecto.
- Reparación de defectos: es la actividad que resulta del control de calidad y que busca corregir un producto o componente de producto no conforme.
- Actualizaciones: Son los cambios que se efectúan continuamente a los documentos, planes, etc.
2. Descripción detallada del cambio solicitado. Especifica la modificación solicitada y puede incluir la descripción del contexto al momento en que se genera.
3. Razón por la que se solicita el cambio. Incluir las justificaciones que dan lugar al cambio.
4. ¿Qué sucedería si el cambio no se realiza?. Detallar las consecuencias de no realizarse el cambio
5. Efectos del cambio en el proyecto. Las modificaciones pueden afectar las estimaciones de costo. También pueden tener impacto en las secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y el alcance que debe ser evaluado. De ser necesario detallar su efecto en los interesados y demás documentos como el plan para la dirección del proyecto.
6. Modificaciones o nuevos riesgos. Evaluar los nuevos riesgos que pueden derivar de la implementación del cambio y analizar las alternativas de respuesta a los mismos.
7. Fotos o esquemas. Una imagen ayuda a mejorar la comprensión del cambio requerido.
8. Proponentes o solicitantes del cambio. Son las personas o stakeholders con la suficiente autoridad para proponer cambios.
9. Revisión del Comité de Control de Cambios. Contiene los resultados de la revisión del cambio. Cabe señalar que debe establecerse un plazo realista para el proceso de revisión a fin de que la respuesta a los cambio necesarios sea diligente y temprana.
Es necesario recalcar que las plantillas o templates deben ser personalizadas de acuerdo a la necesidad, tipo de proyecto y organización. Cuando forman parte de una plataforma digital de gestión son mucho más eficientes ya que su adecuada difusión y archivamiento es en tiempo real.
La aplicación rápida de la Solicitud de Cambio puede lograr inhibir la perniciosa generación de cambios (que pueden dar lugar a la corrupción del alcance) ya que documenta la identidad de los proponentes y, por lo tanto, lleva consigo una responsabilidad.
