Si buscamos la definición del término "Procrastinación" encontraremos (p.e. en Wikipedia) lo siguiente:
Una oficina que gestiona procrastinando las actividades es señal de una oficina con desmotivación en el equipo, que evade responsabilidades y muy probablemente deja de tomar decisiones indispensables para la continuidad de los proyectos que lleva adelante.
La procrastinación es aún más peligrosa cuando existen riesgos inminentes que necesitan de acción muchas veces anticipada. En ese sentido, en un ambiente donde la proactividad se requiere actuando vigorosamente, la procrastinación se convierte en un aliado desleal.
Por otro lado, el llamado "sindrome del estudiante" convierte a los procrastinadores en grandes hacedores de último minuto, elevando su productividad a gran escala pero por poco tiempo.
Causas de la procrastinación
Aunque también es un trastorno del comportamiento que puede tratarse con terapia cognitiva conductual, algunos factores que contribuyen frecuentemente a procrastinar son:
- Mala distribución del trabajo. El estrés, la ansiedad y saturación se produce por trabajo acumulado, inmovilizando a las personas en su impotencia y sin posibilidades de priorizar. Esta situación hace inevitable entrar en un círculo vicioso del que no pueden salir.
- Mala organización del tiempo y falta de autoregulación. Las actividades con duraciones demasiado holgadas o sin una fecha de entrega definida (deadline) le dan al "procrastinador" una suerte de distensión justificado en sus propias capacidades para realizarla. "¡Todavía hay tiempo!" es la frase típica.
- Miedo. Cuando tenemos que enfrentar una actividad para la que no se está preparado o hay falta de claridad en el trabajo encomendado.
- Presencia de distractivos. Si bien es cierto la tecnología aporta soluciones de apoyo, muchas veces también se convierten en distractivos a la mano para los miembros del equipo que, sumados a la pereza, los convierten en su vía de escape.
- Falta de motivación, energía o vitalidad. Puede estar justificada en factores internos o externos que cada miembro del equipo trae de antemano o se generan en la oficina (problemas personales, físicos, depresión, falta de pagos, etc.)
- Excesos de confianza. Una oficina en la que hay demasiada permisividad es propensa a caer en procrastinación.
- Imitación. El procrastinar suele enviar un silencioso mensaje que contagia al resto del equipo: "Tu procrastinas, yo procrastino"
Ahora, imaginemos una oficina encargada de generar estándares, dar respuesta a consultas y orientar a sus directivos que disminuye su productividad y procrastina sus funciones. Es fácil deducir como afectará en poco tiempo los proyectos bajo su control.
Revertir esa tendencia es posible en cuanto se detecten tempranamente las causas, se aplique solución específica a cada caso y se optimice el efectivo y eficiente desempeño de la PMO.
De procrastinador a proactivo
La proactividad es entendida como una actitud comprometida, con firmeza en la decisión de lo que se debe hacer y apoyada en la reflexión de a dónde nos lleva esa actitud.
Un equipo consciente de su responsabilidad y conformado por personas proactivas alcanzará altos niveles de eficiencia en el uso de sus recursos y logrará sobreponerse a las diferentes dificultades que siempre están presentes en los proyectos.
La característica principal de la proactividad es anticiparse a los problemas, realizar tareas sin necesidad de que se presione y sólo sabiendo que es una obligación hacerlas para que el trabajo salga bien y por el bien común.
El éxito de los proyectos de una verdadera PMO puede estar en hacer la diferencia entre procrastinación y proactividad.
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