En términos de la Guía de Fundamentos de Gestión de Proyectos PMBOK 5ta Edición, "una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas".
Expresado de otra manera, se trata de un área dentro de la organización cuyo objetivo es lograr una mejora continua a través de la aplicación de las mejores practicas para sus proyectos y que pueden ser basadas en metodologías y estándares de la propia industria en la que se desarrolla la organización. Es usual aplicar procesos sustentados en ISO 9001, Prince2 o el mismo PMI.
El grado de control o influencia que ejerce una PMO sobre los proyectos pueden ser un parámetro para su clasificación; es así que se pueden presentar los siguientes casos:
• PMOs de apoyo, las cuales sólo desempeñan un rol consultivo. Suministran plantillas, capacitan al personal sobre mejoras prácticas, guardan y clasifican la documentación inherente al proyecto tales como lecciones aprendidas. Su grado de control es muy reducido.
• PMOs de control. Son estructuras dentro de la organización que forman una base de seguimiento. Tienen cierto grado de exigencia en el cumplimiento mediante el uso de marcos o metodologías de dirección de proyectos que implican formatos y herramientas específicas. Su grado de control es moderado.
• PMOs directivas. Llevan adelante la propia dirección sobre los proyectos. El grado de control es elevado.
Puede que los proyectos que la PMO apoya o dirige no guarden más relación entre sí que la de ser gestionados conjuntamente. La forma, la función y la estructura específicas de una PMO dependen de las necesidades de la organización a la que ésta da soporte.
El grado de intervención que se le otorgue a una PMO se verá influenciada en gran medida por el grado de madurez de la organización que la adopte.
